Onboarding Orquestrado — Visto Sistemas

Processo estruturado em 6 fases para garantir ativação, adoção e sucesso do cliente na plataforma (ERP Visto, Visto Web e VIGIX).

Pré-Onboarding — Kickoff interno

Antes da assinatura · Responsável: Vendas + CS

Dias -7 a 0 ▶

📋

Transferência de contexto (Vendas → CS)

Reunião interna com handoff completo: segmento, dores mapeadas, produtos contratados (ERP, Web, VIGIX), decisores e número de usuários.

Dono: Vendas | Prazo: no fechamento
⚙️

Checklist de pré-requisitos técnicos

Levantamento de infraestrutura (servidores, SO, acesso VPN), volumes de SKUs, número de CNPJs e integrações existentes com ERPs legados.

Dono: Implantação | Prazo: D-5
📅

Agendamento do Kickoff com o cliente

Envio de convite com pauta, participantes obrigatórios (TI, responsável técnico ANVISA, financeiro) e acesso ao portal do cliente.

Dono: CS | Prazo: D-3

ERP Visto Visto Web VIGIX

Kickoff com o cliente

Alinhamento de expectativas e cronograma

D1 a D3 ▶

Meta: Cliente entende o processo, assina o plano de projeto e nomeia um ponto focal interno.

🎯

Reunião de Kickoff (90 min)

Apresentar escopo contratado, cronograma macro, papéis e responsabilidades. Apresentar o modelo de onboarding orquestrado (etapas, checkpoints e critérios de go-live).

Dono: CS + Implantação | D1
📄

Plano de Projeto compartilhado

Envio de documento com milestones, dependências do cliente (envio de planilhas de produtos, cadastros ANVISA, layouts de NFe) e janelas de treinamento.

Dono: CS | D2
👤

Definição do Champion interno

Identificar e formalizar o responsável pelo projeto no lado do cliente — idealmente o RT ou gerente de TI. Essa pessoa recebe acesso admin ao sistema.

Dono: CS | D3

Configuração & Migração de dados

Setup técnico e carga inicial de dados

D4 a D20 ▶

Meta: Ambiente configurado, dados migrados e validados. Critério: 100% dos produtos com RDC/ANVISA cadastrados e rastreabilidade ativa.

🗄️

Configuração do ambiente (ERP Visto)

Parametrização de empresas, CNPJs, filiais, perfis de usuário, grupos de produtos (OPME, descartáveis, reagentes). Configuração das RDCs vigentes (665/2022, 327/2019, 47/2013).

Dono: Implantação | D4–D8
📊

Migração e validação de cadastros

Carga de produtos com lotes, validades e registros ANVISA. Mapeamento de fornecedores e clientes (hospitais). Validação de layout de NFe e DANFE. Template de importação enviado ao cliente.

Dono: Implantação | D8–D15
📱

Setup do Visto Web (se contratado)

Cadastro de hospitais parceiros, criação de usuários instrumentadores, configuração do app iOS/Android. Teste de geração de remessas e apontamento de consumo cirúrgico.

Dono: Implantação | D10–D18
🏆

Setup do VIGIX (se contratado)

Configuração de módulos de qualidade (ISO, PADI, Acreditação Hospitalar), checklists de auditoria, fluxos de não conformidade e indicadores regulatórios.

Dono: Implantação | D12–D20

Treinamento por perfil

Capacitação segmentada por papel/função

D15 a D30 ▶

Meta: 80% dos usuários treinados e aprovados no quiz de certificação interna antes do go-live.

👩‍💼

Trilha: Responsável Técnico / RT

Rastreabilidade de lotes e validades, emissão de registros ANVISA, relatórios regulatórios (RDC 665, 327). Duração: 4h. Formato: online ao vivo + gravação.
📦

Trilha: Estoque & Logística

Entradas, saídas, consignados, contagem cíclica, rastreamento de remessas para cirurgias. Duração: 3h. Formato: online ao vivo.
💰

Trilha: Financeiro & Faturamento

NFe, DANFE, conciliação de faturas de consignados, inadimplência e régua de cobrança. Duração: 3h.
📱

Trilha: Instrumentadores (Visto Web App)

Uso do app mobile: apontamento de cirurgias, consumo de materiais, confirmação de remessas. Duração: 1,5h. Formato: vídeo + hands-on.

Go-Live acompanhado

Entrada em produção com suporte dedicado

D30 a D45 ▶

Meta: Primeiro mês em produção com zero incidentes críticos e NPS de implantação acima de 8.

🚀

Checklist de go-live (critérios de entrada)

Validar: dados migrados ✓, usuários treinados ✓, integrações testadas ✓, emissão de NF em homologação SEFAZ ✓, backup configurado ✓. Assinatura do aceite pelo champion.

Dono: CS + Implantação | D30
📞

Suporte hipercare (15 dias)

Canal prioritário no WhatsApp/portal, SLA de 2h para críticos. Check-in diário nos primeiros 5 dias, depois 3x/semana até D45.

Dono: CS + Suporte | D30–D45
📊

NPS de implantação (pesquisa)

Envio de pesquisa no D45. Score abaixo de 7 aciona plano de recuperação com reunião em 48h com gerência de CS.

Dono: CS | D45

Adoção & Expansão

Consolidação do uso e oportunidades de upsell

D45 a D90 ▶

Meta: Cliente usando ≥70% dos módulos contratados. Identificar oportunidade de expansão (módulos adicionais ou novos produtos).

📈

QBR — Revisão de 90 dias

Apresentar métricas de uso, rastreabilidade gerada, alertas de vencimento evitados, cirurgias controladas. Identificar gaps de adoção e plano de ação.

Dono: CS | D90
🔗

Mapeamento de expansão

Verificar se cliente usa apenas ERP mas não Visto Web, ou Web sem VIGIX. Apresentar ROI de módulos complementares com casos de uso do mesmo segmento.

Dono: CS + Vendas | D75–D90
⭐

Programa de referência

Clientes com NPS ≥9: convidar para case de sucesso, depoimento no site, indicação de pares no setor (distribuidoras, importadoras). Gatilho automático no CRM.

Dono: CS + Marketing | D90

Funil de Onboarding — Pipedrive

Pipeline exclusivo para pós-venda. Cada negócio migra automaticamente de "Vendas" para este funil ao ter status "Ganho". Configure 1 deal por cliente/produto contratado.

Etapa 1 Kickoff Agendado

Critério de entrada

Contrato assinado / pagamento confirmado

Handoff de vendas recebido pelo CS

Champion interno identificado

Atividades obrigatórias no Pipedrive

Criar deal com campo "Produtos contratados"

Agendar reunião de kickoff como activity

Enviar email template de boas-vindas

Etapa 2 Configuração em Andamento

Critério de entrada

Kickoff realizado e plano de projeto assinado

Acesso ao servidor/cloud liberado pelo cliente

Atividades obrigatórias no Pipedrive

Preencher campo "Data prevista de go-live"

Registrar % de dados migrados (custom field)

Activity: call de acompanhamento semanal

Etapa 3 Treinamento em Andamento

Critério de entrada

≥90% dos cadastros validados

Ambiente de treinamento/homologação ativo

Atividades obrigatórias no Pipedrive

Registrar trilhas concluídas (label por perfil)

% de usuários treinados (custom field)

Activity: enviar link do quiz de certificação

Etapa 4 Go-Live — Hipercare

Critério de entrada

Checklist de go-live 100% aprovado

Aceite assinado pelo champion

≥80% usuários com certificação

Atividades obrigatórias no Pipedrive

Agendar check-ins diários (D1–D5)

Registrar incidentes no campo "Notas de suporte"

Enviar pesquisa NPS no D15 e D30

Etapa 5 Adoção Consolidada

Critério de entrada

NPS ≥ 8 na pesquisa pós go-live

Período de hipercare encerrado sem críticos

≥70% módulos em uso ativo

Atividades obrigatórias no Pipedrive

Agendar QBR de 90 dias

Mapear oportunidade de expansão (upsell deal)

Marcar deal como "Sucesso" se QBR positivo

Etapa 6 Cliente Ativo (Sucesso)

Critério de entrada

QBR realizado e aprovado

Renovação ou expansão identificada

Cliente elegível para referência/case

Atividades obrigatórias no Pipedrive

Abrir deal de upsell no funil de Vendas

Convidar para programa de referência

Agendar revisão semestral recorrente

KPIs & Métricas de Onboarding

Indicadores-chave para monitorar a saúde do processo e a qualidade da experiência de cada cliente Visto Sistemas.

≤45d

Time-to-go-live alvo

≥8

NPS de implantação

≥80%

Usuários certificados

≤2h

SLA hipercare crítico

≥70%

Módulos em uso no D90

Churn no 1º ano

Campos personalizados recomendados no Pipedrive

Produtos contratados (multi-select: ERP, Visto Web, VIGIX)

Segmento do cliente (Distribuidora, Importadora, Fabricante, Prestador)

Data prevista de go-live

Data real de go-live

% de dados migrados (número 0–100)

% de usuários treinados (número 0–100)

NPS de implantação (número 0–10)

Champion interno (pessoa vinculada ao deal)

Ticket de hipercare ativo? (sim/não)

Elegível para referência? (sim/não)